Skip Navigation Links4D Systems / Cases / Skabelonsystem i Word

Skabelonsystem i Word


Udfordring

I forbindelse med at kunden fik ny firmaidentitet skulle deres omkring 200 wordskabeloner opdateres. Opdatering og vedligeholdelse af et stort antal skabeloner er i midlertidig besværligt, så 4D Systems anbefalede at simplificere og automatisere håndteringen af skabelonerne ved at udvikle et skabelonsystem i Word.

Løsning

Tanken bag vores løsning er, at hele virksomheden er underlagt det samme design på alle deres skrivelser, men indholdet skifter fra skrivelse til skrivelse, fra lokalafdeling til lokalafdeling.

Vi udviklede derfor et system, hvor en superbruger hos kunden definerer en række brevtyper, der hver indeholder en række felter. Når en ansat udfærdiger et brev vælger de først en af de prædefinerede brevtyper, hvorefter standardfelterne udfyldes og derpå den resterende tekst.

Løsningen har flere fordele:
  • De ansatte skal ikke bekymre sig om formateringen af dokumentet eller om skabelonen er opdateret. Ændringer af brevpapiret og skabelonerne styres af superbrugeren, og så snart der laves ændringer, slår disse igennem hos samtlige brugere.
  • Ved at begrænse antallet af skabeloner, sikres at designlinjen ikke udvandes.
  • Vedligeholdelsesarbejdet omkring skabelonerne minimeres. I det konkrete eksempel blev 200 brevskabeloner reduceret til 1 brevskabelon.

Teknologi

Systemet kører på Office 2007 og data trækkes fra deres eksisterende SQL løsning (SQL server 2005).Vi benyttede en blanding af .NET 2.0, SQL server 2005 og COM interoperability til at lave elementer som kunne benyttes sammen med VBA.

Superbrugerne benytter en .NET Windowsapplikation, der via en Wizard giver superbrugeren mulighed for at lave nye skabeloner og opdatere eller slette de eksisterende. Interfacet er simpelt og letforståeligt, og kræver ingen uddannelse at bruge.

Resultat

Systemet blev sat i drift d.4 Januar 2010, og benyttes af hele kundens organisationen, der tæller omkring 250 medarbejdere fordelt på hovedkontoret og de enkelte afdelinger.


Branche

Primær teknologi

Ydelse

Kontor og Administration
Microsoft Word
Systemudvikling